Sistem ručne obrade dokumenata jedan je od glavnih uzroka neefikasnosti u organizacijama. Agencija za restituciju je blagovremeno donela odluku o primeni sveobuhvatnog rešenja za upravljanje predmetima i dokumentima, kako bi poboljšala produktivnost i smanjila troškove papirologije. Pošta Srbije, kao primarni IT partner Agencije, tražila je od Comtrade SI da kreira i primeni rešenje za upravljanje predmetima i dokumentima, prilagođeno potrebama Agencije. Zbog specifične organizacione strukture i radnih procesa Agencije, brojni zahtevi su bili uzeti u obzir. Prvo, bilo je neophodno razviti rešenje za upravljanje predmetima u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, tako da rešenje nudi sve relevantne funkcionalnosti i opcije Sistema Upravljanja Dokumentima (DMS). Rešenje je takođe moralo biti integrisano sa aplikacijom za snimanje, skeniranje i čuvanje dokumenata, koju je za Agenciju razvila Pošta Srbije. Konačno, da bi brzo i lako razmenjivali informacije međusobno, svim zaposlenima u Agenciji, nezavisno od lokacije (Beograd, Kragujevac, Niš i Novi Sad), morao se obezbediti pristup aplikaciji.
„Imali smo odličan radni odnos sa Comtrade System Integration. Oni su tačno razumeli šta nam treba i isporučili su rešenje za upravljanje predmetima i dokumentima prilagođeno našim poslovnim potrebama. “
Zoran Mišić
Zamenik direktora Kancelarije za informacione tehnologije i elektronsku upravu
Comtrade SI ponudio je svoje standardno rešenje za upravljanje predmetima, EasyDOC, sa opcijom prilagođavanja karakteristika u skladu sa potrebama Agencije.
Rešenje je uvedeno u četiri faze, što je zahtevalo blisku saradnju između Agencije za restituciju, Pošte Srbije i Comtrade SI:
Od uvođenja EasyDOC-a 2012. godine, Agencija je uspešno i u potpunosti usvojila ovo rešenje. Sada se svi slučajevi i dokumenti na kojima rade zaposleni, i koji se prikupljaju putem sistema Pošte Srbije, čuvaju i obrađuju u EasyDOC-u. Novi elektronski sistem omogućio je Agenciji da ostvari niz prednosti, uključujući poboljšanu produktivnost i efikasnost svog osoblja. Sada su zaposleni koji rade na predmetima u mogućnosti da pretražuju, upravljaju i preuzimaju dokumente mnogo brže i sa većom lakoćom. Ukupna vidljivost i dostupnost informacija su povećani, što omogućava zaposlenima da brže i sa većim samopouzdanjem obavljaju svoj posao. Od primene rešenja, više od 100.000 slučajeva i 1.500.000 dokumenata je uneto u sistem.
Agencija za restituciju osnovana je Zakonom o vraćanju oduzete imovine i obeštećenju, radi vođenja postupaka i odlučivanja o zahtevima za vraćanje imovine, odnosno obeštećenja, pružanja stručne pomoći podnosiocima zahteva i obveznicima vraćanja, vođenja evidencije propisane zakonom, izveštavanja Vlade na godišnjem nivou. Sedište Agencije je u Beogradu, a područne jedinice se nalaze u Beogradu, Kragujevcu, Nišu i Novom Sadu. Agencija zapošljava više od 160 stručnjaka
