Da li znate da kancelarijsko poslovanje u Srbiji stvara više od 375 tona papirnog otpada svake godine? Comtrade Doculibrium ubrzava digitalnu transformaciju i optimizaciju poslovnih procesa, time utičući i na smanjenje papirne dokumentacije. Pročitajte više u novom članku koji je Ivan Živanović pisao za PC Press!
Prema podacima iz jula 2021. godine, u okviru kancelarijskog poslovanja dnevno nastane oko 900 grama papirnog otpada po zaposlenom. To znači da u Srbiji stvorimo više od 375 tona papirnog otpada svake godine. Duže od jedne decenije kompanija Comtrade pronalazi načine da ova statistika bude drugačija, a cifre drastično niže.
Za početak – krenuli smo iz svoje kuće, prateći svakodnevni rad zaposlenih i njihovu interakciju s poslovnom papirologijom. Kompletnu dokumentaciju smo razvrstali i klasifikovali u našim zavodnim knjigama, koje nazivamo delovodnicima. Zatim smo primenili principe čuvanja sve prispele i isporučene pošte, nezavisno od toga da li je ona dostavljena u digitalno ili tradicionalnim kurirskim kanalima. Nakon što smo svu dokumentaciju posložili u jedinstvenu bazu, bili smo u mogućnosti da digitalizujemo puteve papirnih dokumenata. Šta to, u stvari, znači?
Svakog dana, u korporacijama se potpisuje na desetine i stotine ugovora. Svaki ugovor je neophodno da prvo pročitaju sve relevantne službe u preduzeću (kao što su pravna i finansijska), a zatim da ga odobre i parafiraju. U praksi, jedan ugovor u papirnom obliku završava u rukama velikog broja službenika, a često se dešava da se oni nalaze na različitim lokacijama u okviru korporacije. S druge strane, kada je u pitanju dokumentacija koja prati dostavu robe ili usluga, u vidu otpremnica, zapisnika ili faktura, ovaj proces može biti kompleksniji i trajati po nekoliko dana. Detaljnim snimanjem životnog ciklusa svakog tipa dokumenta, u stanju smo da digitalizujemo i automatizujemo kompletne poslovne procese, bez obzira na veličinu preduzeća, broj zaposlenih ili obim poslovanja.
Automatizacijom zadataka i maksimizacijom kontrolabilnosti, obezbedili smo povećanu produktivnost i unapredili efikasnost izvršavanja procesa za preko 40 odsto, a pored toga višestruko smanjili vreme pretrage i pronalaženja relevantnih dokumenata.
Od početka razvoja dokumentacionih sistema pa do danas, svedoci smo velikog broja tehnoloških i zakonodavnih promena. Novi izazovi su uputili na razvoj sistema u smeru koji je do tada bio viđen samo u naučnoj fantastici. Prvi od mnogih jeste digitalno potpisivanje i pečatiranje dokumentacije. Iako se celokupni poslovni procesi odobrenja završe u sistemu za upravljanje dokumentacijom, na kraju je neophodno da se sve fizički odštampa, potpiše i skenira, kako bi se konačna verzija dokumenta sačuvala u digitalnoj formi u samom sistemu.
Kreirali smo takvo okruženje u kojem je moguće digitalnim sertifikatom potpisati, pa i pečatirati dokument i voditi računa o validnosti svakog sertifikata. Takođe, nije bitno da li se sertifikat nalazi na fizičkom medijumu, kao što je smart kartica, na serveru kompanije u čije ime se potpisuje ili na javnom cloud-u. S druge strane, sva potpisana dokumentacija se mora čuvati prema zakonskim rokovima, ali i prema internim pravilima, koje same kompanije propisuju.
Danas imamo sve preduslove za scenario u kojem se dokumenta ne skladiše u magacinima i arhivskim kućama, već u digitalnoj arhivi kompanije, koja nas redovno obaveštava o statusu naše arhivske građe – šta je novo, čemu se najviše pristupa i koju dokumentaciju možemo da izdvojimo, tj. da uništimo. Jedna od najbitnijih stvari u vezi sa arhiviranjem jeste mogućnost da se u vrlo kratkom roku pronađe sva neophodna i povezana dokumentacija za određeni slučaj, što je veoma bitno kada dođe do sudskih sporova ili bilo kog vida korporativne revizije.
U modernom društvu koje pokreće talas konstantnih promena, neophodno je da se poslovni procesi u kompanijama odvijaju neometano. Pošto su učesnici u pomenutim procesima u stalnom pokretu, poseban deo Comtrade Doculibrium rešenja čini mobilna aplikacija. Danas svi korisnici aplikacije mogu bezbednim kanalom pristupiti dokumentima i obaviti sve željene radnje za najkraće moguće vreme – u ne više od tri koraka.
Dok ste čitali ovaj članak, u kancelarijama širom naše zemlje proizvedeno je oko 11 kilograma papirnog otpada. Ukoliko se vaša kompanija nalazi u ovoj statistici, pravo je vreme da otkrijete Doculibrium uštedite na troškovima papira, očuvate prirodu i ubrzate poslovne procese.
