Jedan od najvećih problema sa kojima se sve finansijske institucije, i Union banka, susreću je veliki broj repetativnih zadataka koji obavljaju uposlenici različitih pozadinskih poslovnih funkcija – sektora operacija, informaciono-komunikacionih tehnologija, kreditne admirnistracije, administracije računa klijenta i mnogih drugih. Nakon analize i procjene postojećeg stanja, došli smo do zaključka da postoji dosta prostora za unapređenje i automatizaciju procesa na kojima je bilo moguće implementirati RPA.
Veliki broj uposlenih banke svakondevno radi na procesima izvještavanja, što iziskuje rad sa velikim brojem podataka, ali i rad u smjenama. Obzirom da su se svi ovi procesi obavljali manuelno, neretko su se potkradale greške i dolazilo je do kašnjenja prilikom isporuke podataka ka menadžmentu banke i regulatornim tjelima u zemlji. Ovakvi procesi su izuzetno kompleksni jer zahtijevaju generisanje i pripremu podataka iz velikog broja izvora i pristup različitim lokacijama informacionog sistema. Zbog preokupiranosti šablonskim i repetativnim zadacima i procesima koji oduzimaju previše vremena, efikasnost i produktivnost osoba koje rade na ovim pozicijama su bile upitne.
Union banka se opredjelila za nabavku Comtrade Digitalnog radnika uz primjenu RPA rješenja WinAutomation/Microsoft Power Automate desktop i to u unattended režimu rada.
U prvoj fazi, banka je imala za cilj da automatizacijom procesa smanji potrebu za radom u smjenama, kako bi se uposlenima koji rade na repetativnim poslovima i pripremi iscrpljujućih izvještaja delegirali drugi zadaci koji zahtijevaju odlučivanje, čime bi se, na kraju, unaprijedila cjelokupna produktivnost kompanije i efikasnost rada zaposlenih. Kao prioritet za autmatizaciju definisana su dva poslovna procesa – automatizacija kreditnog izvještavanja, odnosno formiranje tabele izloženosti, i izvještavanje Centralnog registra kredita (CRK) Bosne i Hercegovine.
Automatizacija kreditnog izvještavanja je izuzetno kompleksan proces jer je zahtjevao generisanje i pripremu podataka iz velikog broja različitih izvora i pristup različitim lokacijama informacionog sistema: osnovog ERP sistema, DWH baze podataka te izvršenje skripti (Batch, Power Shell, Excel macro). Krajnji cilj procesa je pripremljene izvještaje dostaviti na različite email adrese ključnih korisnika u Banci. Izvještaje koriste sve ključne pozicije u Banci: sektor prodaje, sektor rizika, Uprava banke, zbog čega je tačnost i blagovremenost izvještavanja izuzetno važna.
RPA proces je programiran od četiri ključne cjeline:
Svaki od navedenih koraka uključuje i adekvatne e-mail notifikacije prema korisnicima koji su zaduženi za nadzor RPA procesa. Proces se izvršava automatski a moguće ga je izvršiti po potrebi i manuelno. Proces dobrinosi kvalitetu i blagovremenosti izvještavanja ključnih funkcija, kao i donošenju važnih poslovnih odluka.
Izvještavanje Centralnog registra kredita (CRK) je proces koji inicira aktivnosti formiranja namjenskih .xml fajlova u osnovom ERP sistemu Banke te iste isporučuje na lokaciju koja komunicira sa infrastrukturom Centralnog registra kredita BIH. Proces je automatiziran i izvršava se prije početka radnog vremena. Proces prati i konsultuje radno vrijeme Centralnog registra kredita te se u tim periodima ne izvršava. Dodatno prati adekvatne notifikacije ključnih korisnika koji vrše nadzor RPA procesa.
„Primjenom softverskih robota, obezbijedili smo tehnologiju koja će nam u budućnosti povećati produktivnost zaposlenih i optimizovati procese. Tehnologija će nam omogućiti i da izbjegnemo potencijalne greške u radu i ostvarimo značajnu uštedu u vremenu potrebnom za izvršavanje svakodnevnih zadataka koji se ponavljaju, a ne iziskuju specifično odlučivanje. Ključna prednost je što smo dobili brzo rješenje koje će nam omogućiti i efikasniju upotrebu postojećih resursa.“
Edin Mujagić,
Član Uprave za rizike Union banke
U narednoj fazi planirano je rješavanje drugih poslovnih procesa u Union banci prema naknadno definisanim prioritetima. Svaki sektor banke će, uz podršku konsultanta iz komapanije Comtrade System Integration definisati po dva procesa koje je moguće i preporučeno automatizirati pomoću RPA tehnologije. Projektni tim Banke će potom definisati prioritete. Automatizacija/optimizacija procesa je jedan od prioriteta Banke u nastupajućem periodu.
Automatizacijom procesa u banci postignuta je prije svega značajna ušteda u vremenu jer svaki od definisanih procesa traje po nekoliko sati. Naročito se pokazala korisnom automatizacija izvještavanja, jer su se izvještaji dostavljali ključnim funkcijama u poslijepodnevnim satima, poslije završetka radnog vremena. Nakon automatizacije, izvještaji se dostavljaju znatno ranije i u većini slučajeva prije početka radnog vremena, što direktno doprinosi blagovremenosti izvještavanja ključnih funkcija, kvalitetnijem i preciznijem izvještavanju zbog izbjegnutih grešaka, i, najvažnije, adekvatnijem donošenju važnih poslovnih odluka. Banka je spoznala adekvatnu vrijednost rješenja te je planirana realizacija narednih faza automatizacije poslovnih procesa.
Union banka je osnovana davne 1955. godine, i to kao filijala Jugoslovenske banke za spoljnu trgovinu. Reorganizacijom poslovanja početkom 1990. godine, banka postaje samostalna finansijska institucija po nazivom Jugobanka Jubbanka d.d. Sarajevo. Krajem 1992. godine, banka mijenja naziv u Union banka d.d. Sarajevo, pod kojim nazivom posluje i do danas. U ratnom period banka je pretrpila neprocjenjivu štetu, ali je velikim zalaganjem, prvenstveno svojih uposlenih, uspjela pronaći svoje mjesto na tržištu. Značajne promjene evidentne su od 2012. godine kada započinju aktivnosti na modernizaciji poslovanja. U Upravu banke dolaze mladi i iskusni kadrovi, kreira se nova misija, vizija i korporativne vrijednosti. Postavljena je dugoročna poslovna strategija razvoja, ali i novi vizuelni identitet koji nastaje u saradnji sa akademskom zajednicom BiH. U godinama koje slijede, renoviraju se poslovne jedinice širom FBiH, širi se poslovna mreža, a kao kruna započetih promjena je i promjena adrese sjedišta i nova poslovna zgrada Union banke, kojom je zaokružena priča o korporativnom identitetu Banke.
Danas, Union Banka d.d. Sarajevo djeluje kao jedina komercijalna banka u većinskom državnom vlasništvu u BiH, čija je misija izgradnja razvojno orijentisane komercijalne banke sa širokim spektrom kvalitetnih bankarskih usluga koje odgovaraju stvarnim potrebama naših klijenata.
